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株式会社ビームスホールディングス様への導入事例

予算管理システム導入支援

―― ZEAL Oracle PBCSソリューションでタイムリーな経費開示を実現
経費実績の開示サイクルの短縮化と高度な経費管理を促進 ――

株式会社ビームスホールディングス 会社情報

本社所在地 〒150-0001
東京都渋谷区神宮前1-5-8 神宮前タワービルディング
創立 1953年12月に新光株式会社として設立(2011年3月商号変更)
事業内容 紳士服、婦人服、バッグ、靴、雑貨などの販売
URL https://www.beams.co.jp/

輸入およびオリジナルの衣料品や雑貨を販売するセレクトショップ「BEAMS」をビジネスの主軸に据え、4事業会社・1グループ会社を運営する株式会社ビームスホールディングス。国内外に約160のショップを構えるとともに、ECサイトとの連携によるオムニチャネル戦略も積極的に推進している。さらに近年では、アパレル業界以外の企業、自治体とのコラボレーションや協業による新商品・サービスの展開にも取り組んでおり、新しいライフスタイル、生活文化の創出に取り組んでいる。

Before

  • 作業負担が限界に達していたExcelによる経費開示業務を効率化したい
  • 半期に一度に行われていた経費開示を適切なタイミングで実施したい
  • ツールをベースに、業務プロセスの改革を推進したい

After

  • ジールの支援のもとOracle PBCSを導入し経費開示業務を大幅に効率化
  • ジール独自の汎用テンプレートの活用とサポートにより、タイムリーな経費開示が可能に
  • 汎用テンプレートで予実管理までを見据えた将来的な業務改革への展望を策定

課題と背景

事業部制への移行に伴い経費実績管理の複雑化と作業負担の増加

セレクトショップの先駆けとして知られる「BEAMS」。国内外で約160店舗を展開する一方でデジタル化にも積極的に取り組んでいる。近年では、リアル店舗とECサイトを連動させたオムニチャネル戦略も推進している。

 

その一方で、同社で顕在化した課題がExcelを用いた店舗や事業部の経費実績管理の負担増だ。ビームスホールディングス 業務管理本部 経理部 財務課 副部長の西塚 一也氏は、「これまでは、店舗損益や事業部損益といった経費実績の管理や表の作成にExcelを利用していました。具体的には会計システム上に登録された店舗からの請求書などのデータと、POSを介して基幹システム上に吸い上げられた店舗の売上、仕入れ、在庫のデータを抽出し、それらをExcel上で手作業で合算していました。これを社内の関係部署に開示していましたが、Excelでの作業に限界を迎えていました」と説明する。

 

業務管理本部 経理部 財務課 主任の田中 賢氏も、「当初は店舗損益表のみを作成していたのですが、2016年に事業部制に移行したのに伴い、店舗だけでなく事業部別にも経費実績を管理することになりました。そのため、各店舗のExcelシートを横断する形で事業部ごとの管理項目が付加され、Excelのデータ量とシートが増加し、作業が複雑化していきました。単に管理項目を積み上げるだけでなく、配賦処理も必要であったことからマクロを用いた処理を行っていましたが、1つの店舗や事業部の作表に1~2時間を要するようになりました。さらに、Excelファイルを開くのに5~10分程度の時間がかかることもありました」と振り返る。Excelの処理能力の限界から、経費項目の粒度を細かく設定することもできず、ある程度の大項目で括って管理するしかなかったという。
「実際、店舗損益や事業部損益を開示した際に、『この経費が増えているのはどうしてなのか』と問われても、細部まで掘り起こして理由を突き止めるのも困難でした。また、処理が煩雑なうえ、時間も要することから経費実績の開示もタイムリーに行えず、半期ごとに行うのがやっとの状態だったのです」(田中氏)

 

 

 

導入のポイント

ジール独自のテンプレートでOracle PBCSの短期導入を実現 予算管理業務の改革推進へ

こうした課題の解決に向け、ビームスホールディングスは2016年、予算管理システムの導入を決断。複数ベンダーのソリューションを比較検討した結果、最終的に選択されたのが、オラクルのクラウド型管理会計・予算管理システム「Oracle Planning and Budgeting Cloud Service(以下、Oracle PBCS)」だった。

 

西塚氏は、「複数のソリューションを模索する中で、日本オラクル主催のセミナーに参加したのですが、そこで説明やデモンストレーションを受け、『これであれば、私たちがやりたいことがすべてできるようになる』と直感しました」と話す。田中氏も「データ入力が、使い慣れたExcelの操作性に近い画面であることや、ワークフロー機能が実装されていること、Oracle PBCSには当社が欲しかった機能が揃っていました」と語る。
「将来的には予実管理を行おうと考えていましたが、社内にはそのためのベースとなる仕組みがありませんでした。そこで、汎用的なツールを導入するとともに、その仕組みに合わせて業務自体も改革していこうと考えたのです」(西塚氏)

 

そして、ビームスホールディングスのOracle PBCSの導入をサポートしたのがジールである。ジールを採用する決め手となったのが、「ZEAL Oracle PBCSソリューション」の存在だ。ZEAL Oracle PBCSソリューションは、ジールが作成した独自のテンプレートを活用することで、Oracle PBCSの迅速な導入と運用開始を実現するもの。組織や店舗の追加・変更などのマスタデータのメンテナンス作業も簡素化するExcelシートが用意されているほか、使い慣れたExcelからの操作性を維持できる多彩な機能も用意されている。
「日本オラクルからはジールともう1社のSIベンダーを紹介されたのですが、他ベンダーがコンサルティングをもとに一からシステム作り上げるのに対して、ジールには予算管理のための汎用テンプレートがありました。これをベースとすることで、システムの短期導入が可能となるほか、業務改革も実現できると考えました」(西塚氏)

 

 

 

導入の経緯

約600項目に膨らんだ配賦処理、高まる動作の負荷に対してジールの技術とサポートで安定稼働を実現

2017年5月以降、ジールによる教育サポートと導入支援を経て、2018年4月にはシステム構築が完了した。

ジールのプロジェクトマネージャー 八木 祥史は、「ビームスホールディングス様は経費配賦を行う際に管理項目を細かく設定していったのですが、その結果、約600項目にまで到達。処理を行うにあたってシステムに高い負荷がかかりパフォーマンスが劣化するという問題が生じたのです。そこで配賦の期間を1年ではなく1カ月ごとに調整するなど、配賦処理のパターンを変えて何度もテストを繰り返したり、パフォーマンスチューニングを施したりすることで、安定稼働の実現に努めました」と、構築時の支援について説明する。

 

 

 

導入効果と展望

経費実績の開示を月次に短縮 「数字を見る文化」を社内に浸透させて予実管理の実現へ

Oracle PBCSの導入によって、ビームスホールディングスは多くのメリットを享受できている。西塚氏は「これまでは半期ごとの経費実績の開示でも3カ月ほど遅れることがありましたが、Oracle PBCSの導入後、月次で開示できるようになるなど、サイクルを短縮化できています」と評価する。
業務管理本部 経理部 財務課の須賀 己氏も、「店舗損益表や事業部損益表の作成も前日の夜に設定しておけば、翌朝には完了できるようになりました。作表のためのデータ収集や統合といった、これまで人手で行われていた作業もシステム化されたことで、実質1時間半程度で終えられます」と強調する。
業務管理本部 経理部 財務課 主任 有𠮷 亜以美氏も、「私は海外店舗の経費管理を担当していますが、これまでは現地会計事務所が作成した会計データをExcelで日本向けに加工するといった作業が中心でした。Oracle PBCSの導入をきっかけに店舗別に経費配賦を行うなど、より高度な経費管理が可能になりました」と話す。このほかにも、従来は属人的な側面があった店舗損益表や事業部損益表の作成がOracle PBCSの導入により汎用化され、他の担当者に容易に引き継げるようになったことも大きなメリットだという。
田中氏は「事業部損益表や店舗損益表を作成していく中で、何か相談するとジールは迅速に回答してくれます」と語る。

 

ビームスホールディングスでは、Oracle PBCSの導入を契機として、経費実績の管理だけでなく、予実管理にも踏み出していく考えだ。西塚氏は「現在、アカウント数も導入当初の10から25に増やして各本部長に配布し、経費の状況をその都度、確認してもらうようにしています。Oracle PBCSの活用により、売上や利益だけでなく、経費も含め多角的な視点で『数字を見る文化』を社内に浸透させていきたいですね。今後は予実管理にも踏み出していきたいと考えていますが、ジールには引き続き手厚いサポートを期待しています」と強調した。

 

文中の製品名は導入当時のものとなります

旧:Zeal Oracle PBCS ソリューション
→Zeal Oracle EPM Cloud Planning ソリューション

旧:Oracle PBCS
→EPM Cloud Planning

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