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株式会社ケーユーホールディングス様への導入事例

予算管理システム導入支援

―― ジールのサポートにより予算策定/予実管理基盤の構築を3カ月で実現
業務負荷の半減と、将来を見据えたデータ活用基盤を構築 ――

株式会社ケーユーホールディングス 会社情報

本社所在地 〒194-8555
東京都町田市鶴間八丁目17番1号
創立 1972年10月26日
事業内容 国産全メーカーの新車・中古車の販売事業、輸入車正規ディーラー事業各種自動車販売および修理業、損害保険代理業
URL http://www.ku-hd.com/

東京都町田市に本社を構える株式会社ケーユーホールディングスは、メルセデス・ベンツやBMW、ジープ、フォルクスワーゲン、ハーレーダビッドソンといった輸入車正規販売と、新車・中古車の国産車全車種販売の2つの事業をビジネスの柱に据え、1972年の設立以来、業績を伸ばし続けてきた。「カーライフを長く深くサポートする」という企業ビジョンに基づき、購入からメンテナンス、保険契約、買い替えなど、多彩なアフターサービスまでを含めたトータルサポートを提供。40年以上にわたって人々の豊かなカーライフの創造を支えている。

Before

  • Excelを用いた煩雑な予算策定、予実管理から脱却したい
  • 短期間でのシステム導入により、早期に予算策定/予実管理システムを稼働させたい
  • 属人的な作業から脱却し、誰もが利用可能なシステムを実現したい

After

  • ジールの支援のもと、「Adaptive Insights Business Planning Cloud」を導入し、予算策定/予実管理の作業負荷を半減
  • ジールからの適切な提案と手厚いサポートにより、追加要件への対応も含め、わずか3カ月で本番稼働を実現
  • ジールのサポートのもと、簡単な操作で従来とほぼ同様の入力画面/帳票出力を実現、作業の属人化から脱却

課題と背景

データの増加によって作業の複雑化と属人化が進んだExcelによる予算策定と予実管理

自動車業界を取り巻く市場環境が変化するなか、売上を伸ばし続けるケーユーホールディングス。積極的な店舗展開やインターネットを活用した自動車販売、モバイル端末を用いた営業活動を推進する一方で、RPAなど最新のデジタル技術を活用した業務効率化にも果敢に取り組み、企業価値の向上に努めている。

 

そうした同社において喫緊の課題として浮上していたのが、予算策定と予実管理の効率化だ。輸入車事業サポート部 DX推進支援グループでグループリーダーを務める横田 麻衣子氏は、「輸入車事業サポート部では、4つの事業会社に対してExcelを用いた予算策定を行っていました。例えば、新規の予算策定では過去3年分の予算や実績の数値を利用するため、Excelの新規シートにコピー&ペーストしたり、既存の数式を引用したりするといった煩雑な作業が発生していました。事業会社ごとに管理項目が異なるほか、経営層のニーズに応じて管理や分析したい項目が変化するため、Excelのマクロ機能を使った一括更新が困難だったからです。これにより、予算策定の作業に一日かかりきりになることもありました」と説明する。

 

また事業会社の中には、1つのExcelファイルあたり30シートを有するものがあり、ファイルが開くまでに時間を要することもあったという。加えて、管理項目が多いものでは540行×25列のシートに達するファイルもあり、数値の更新や数式の変更に際してシートを上下にスクロールして辿って、該当するセルを見つけなければならないなど、煩雑な作業を行わなければならなかった。「これまで変更作業は、専任の担当者が行っていたのですが、データや管理項目の増加とともにファイル構造も複雑化し、更新作業は属人的なものになっていました。予算策定業務の効率化を図っていくためには、誰もが簡単に使える仕組みが必須だったのです」と横田氏は振り返る。

 

導入のポイント

迅速なレスポンスと高い提案力を評価し、予算策定/予実管理システム構築のパートナーにジールを選択

こうした課題を解決するため、ケーユーホールディングスは予算管理システムの導入に踏み切った。横田氏は、予算策定/予実管理システムについて、Webサイトや動画サイトなどから情報を収集していった。多岐にわたるソリューションやベンダーがあるなか、その製品を導入することで抱えている課題を解決できるのか、慎重に比較検討した結果、最終的に同社が選択したのは、クラウド型の予算業績管理システム「Adaptive Insights Business Planning Cloud(以下、Adaptive Planning)」だった。

画面からの入力やExcelを用いて取り込んだ各種データをクラウド上で一元管理、自動集計を可能とするほか、画面上での多彩なデータ参照や分析、レポート作成や変更が簡単に行える点が大きな特長だ。

 

そして、同社が導入を支援するパートナーとして選び抜いたのがジールだ。ジールへのコンタクトも、ジールのWebサイトから問い合わせをかけた。
「新年度の予算策定時期が迫り、できるだけ早く新システムを導入したいと考えていたなかで、こちらからの提案依頼に対して最も迅速なレスポンスだったのがジールでした。また、ジールは総合的にBI製品を取り扱っている専門ベンダーでもあり、提案依頼から訪問日までのわずか数日間で、他社を含めた複数の予実管理ソリューションを比較した資料を用意、かつ丁寧な説明も行ってくれました。また、実際にプロジェクトがスタートすることを想定し、営業担当者だけでなくエンジニアやコンサルタントなどの導入担当者も初回から同席してくれました。ジールのサポート体制はとても好印象で、選定候補だったAdaptive Planningの導入を後押ししてくれました」(横田氏)

 

今回のプロジェクトを担当した株式会社ジールの八木 祥史は、「可能な限り早期に導入したいというご要望に応えるため、ケーユーホールディングス様の要望や予算に沿えるような提案を行うとともに、スピーディな対応を心がけました」と振り返る。

 

導入の経緯

難しい要件にもできる限り応えるジールの手厚いサポートも大きな評価ポイント

ケーユーホールディングスは2018年12月、ジールの提案に基づきAdaptive Planningの導入を決定、翌年1月から実際に導入作業を開始した。「導入時の重要な要件として掲げたのは、従来Excelで作成していた帳票の体裁を可能な限り変えないことでした」と横田氏は話す。

これに対してジールの野堀 智夏子は、「既存の帳票にレイアウトを合わせていくにあたり、どのようなデータが必要なのか、Adaptive Planningでどう実現していくのか、ケーユーホールディングス様との打ち合わせやサンプルの提示を繰り返すことで、一緒に理想とする形に作り上げていきました」と話す。同じく今回のプロジェクトに携わったジールの柳澤 翠も、「Adaptive Planningへのデータの入力についても、既存のExcelファイルで行っていた作業から大きな変更が発生しないよう、入力画面のレイアウトを調整するなど、ケーユーホールディングス様の要望に応じて工夫を凝らしました」と説明する。

 

このほか、プロジェクトの進行中に判明した、四半期ごとの決算のデータを反映させるシートや、職種ごとに異なる人件費の項目追加にも、ジールは予算の制約を考慮しながらできる限り要望に応えていったという。
そうしたジールの対応について横田氏は次のように評価する。
「ジールは、こちらからの困難な要望に対して最大限対応してくれました。Adaptive Planningが実装している機能では実現困難な要件についても、『これはできません』といった返答をすることがなく、代替案を提示してくれるなど、常に私たちが求める要望を叶えてくれるようプロジェクトに取り組んでくれました」(横田氏)

 

導入効果と展望

Excelによる転記や入力作業の時間が半減 効率化に留まらずビジネス成長へのデータ活用を促進

2019年4月からAdaptive Planningの本番稼働を開始した。Adaptive Planningの導入でケーユーホールディングスは、さまざまな効果を期待している。横田氏は、「予算策定業務での利用を開始し、四半期ごとの予算改訂に際して過去の予算/実績データがすべてAdaptive Planning上に登録されたことで、Excelによる転記や入力作業が削減され、業務負荷は半減するとみています。予実管理での利用についても、必要となるデータの抽出も手作業で行っていたものがAdaptive Planningにより自動化されることで、時間も半減されると考えています」と話す。

また、現在、経理部がExcelを用いて作成している予実対比表についても、今後はAdaptive Planningに移行していく計画だという。
「Adaptive Planningを選定した理由の1つには、ユーザインタフェースが分かりやすく、自分自身で必要なデータを収集・分析、さらにレポート出力ができることにありました。今後は予算策定や予実管理だけでなく、Adaptive Planningの利用範囲を拡大し、経営層やさまざまな社員が自らデータを活用し、営業活動や経営戦略の策定を行えるようなセルフBIも実現していきたいと考えています」(横田氏)

 

Adaptive Planningの導入とジールのサポートによって予算策定や予実管理の効率化に向け前進をしたケーユーホールディングス。最後に横田氏は、「引き続きジールには、私たちの業務効率化やビジネスの成長を支援してくれる提案や手厚いサポートをお願いしたいと考えています」と期待を膨らませる。

 

導入製品について

Adaptive Insights Business Planning Cloudは、世界80カ国、4,300企業に利用されている業績管理クラウドシステムです。各ユーザがAdaptive Planningに直接入力できて集計が不要となるほか、プログラミングの必要がないので帳票や収集ロジックの運用も容易に行える、さらに自由なレポート作成が簡単で素早く導入できるなど、予算策定や予算管理における大幅な工数の削減と運用効率化を図ることができます。

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